Kebijakan Privasi

Versi pendeknya, sebelum Anda membaca sisanya:

• Dokumen yang Anda unggah adalah milik Anda. Kami tidak menjualnya, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak memakainya untuk melatih model kecerdasan buatan.
• Kami mengumpulkan data seperlunya untuk menjalankan layanan: identitas akun, dokumen Anda, dan jejak audit yang justru dibutuhkan agar tanda tangan Anda punya kekuatan bukti.
• Tanda tangan dan alamat IP termasuk data pribadi, dan kami memperlakukannya seperti itu.
• Sebagian data diproses di server penyedia kami yang berada di luar Indonesia. Kami jelaskan di bagian Pihak Ketiga.
• Anda berhak mengakses, mengoreksi, menghapus data Anda, dan menarik persetujuan kapan saja.

Kebijakan ini berlaku untuk pemilik akun maupun untuk Penandatangan yang tidak punya akun.

Data yang Anda berikan sendiri

• Data akun: nama, alamat email, kata sandi (disimpan dalam bentuk acak/hash, bukan teks asli), dan foto profil bila Anda mengunggahnya.
• Data organisasi: nama usaha, logo, dan data penagihan termasuk NPWP bila Anda meminta faktur pajak.
• Dokumen yang Anda unggah, beserta seluruh isinya. Isi dokumen sepenuhnya Anda yang tentukan — bisa memuat data pribadi orang lain.
• Data Penandatangan yang Anda masukkan: nama, alamat email, dan/atau nomor WhatsApp mereka.

Data yang terbentuk saat Anda memakai layanan

• Coretan tanda tangan — gambar tanda tangan yang Anda buat atau unggah. Ini adalah data pribadi, dan termasuk data yang paling sensitif yang kami simpan.
• Alamat IP — menurut UU PDP, alamat IP dapat menjadi data pribadi karena bisa dipakai mengidentifikasi seseorang. Kami mencatatnya sebagai bagian dari audit trail, bukan untuk melacak Anda.
• Audit trail: catatan kapan dokumen dibuka, dilihat, ditandatangani, atau ditolak, beserta waktu dan alamat IP-nya.
• Data perangkat & peramban: jenis peramban dan sistem operasi, dicatat bersama audit trail sebagai bukti pendukung.
• Log teknis: catatan galat dan aktivitas sistem, dipakai untuk menjaga layanan tetap berjalan dan mendeteksi penyalahgunaan.

Audit trail sengaja kami rancang selengkap itu justru untuk kepentingan Anda. Tanpa catatan waktu dan alamat IP, tanda tangan elektronik kehilangan sebagian besar nilai pembuktiannya bila suatu hari dipersoalkan.

Data dari pihak ketiga

• Bila Anda mendaftar dengan akun Google, kami menerima nama, alamat email, dan foto profil Anda dari Google. Kami tidak menerima kata sandi Google Anda, dan kami tidak mengakses Gmail, Drive, atau layanan Google Anda yang lain.
• Bila Anda berlangganan, penyedia pembayaran kami memberi tahu status transaksi. Kami tidak pernah menerima atau menyimpan nomor kartu Anda.

Kami tidak meminta nomor KTP, foto e-KTP, data biometrik, atau data pribadi bersifat spesifik lainnya. Bila suatu saat tanda tangan tersertifikasi PSrE tersedia, verifikasi identitas akan dilakukan oleh penyelenggara sertifikasi yang bersangkutan, dan kami akan memperbarui kebijakan ini lebih dulu.

UU PDP mewajibkan setiap pemrosesan data pribadi punya dasar yang sah. Berikut dasar yang kami pakai:

• Pelaksanaan perjanjian — untuk data akun, dokumen, dan tanda tangan. Tanpa data ini, layanan yang Anda minta tidak bisa kami jalankan sama sekali.
• Persetujuan — untuk hal yang sifatnya pilihan, seperti email pemasaran. Anda dapat menariknya kapan saja tanpa memengaruhi layanan Anda.
• Kewajiban hukum — untuk data penagihan dan perpajakan yang wajib kami simpan menurut peraturan.
• Kepentingan yang sah — untuk keamanan sistem, pencegahan penyalahgunaan, dan audit trail. Kepentingan ini kami timbang terhadap hak Anda, dan kami batasi seperlunya.

Bila Anda mengunggah dokumen yang memuat data pribadi orang lain, dalam hubungan itu Andalah pengendali datanya dan kami bertindak sebagai prosesor yang menjalankan instruksi Anda. Anda yang bertanggung jawab memastikan Anda berhak memproses data tersebut.

Kami memakai data Anda hanya untuk:

• Menjalankan layanan: menyimpan dokumen, mengirim undangan tanda tangan, menyusun PDF final, dan menerbitkan sertifikat penyelesaian.
• Mengirim pemberitahuan yang berkaitan dengan dokumen Anda — undangan, pengingat, dan konfirmasi penyelesaian.
• Menyusun audit trail sebagai bukti pendukung keabsahan tanda tangan.
• Mengelola akun, kuota, langganan, dan penagihan.
• Menjaga keamanan: mendeteksi penyalahgunaan, penipuan, dan upaya akses tidak sah.
• Menjawab pertanyaan dan permintaan bantuan Anda.
• Memahami fitur mana yang dipakai dan mana yang tidak, dalam bentuk data agregat yang tidak mengidentifikasi seseorang.
• Memenuhi kewajiban hukum dan menanggapi permintaan sah dari pejabat yang berwenang.

Kami tidak menjual data pribadi Anda, tidak menukarnya dengan pihak lain untuk kepentingan komersial, dan tidak memakai isi dokumen Anda untuk melatih model kecerdasan buatan.

Kami memakai penyedia layanan berikut untuk menjalankan SignAja. Mereka hanya boleh memproses data sesuai instruksi kami:

• Supabase — basis data, autentikasi, dan penyimpanan berkas. Di sinilah akun dan dokumen Anda tersimpan.
• Vercel — hosting aplikasi dan pengiriman halaman. Memproses log permintaan, termasuk alamat IP.
• Resend — pengiriman email undangan, pengingat, dan pemberitahuan. Menerima nama, alamat email, dan tautan dokumen.
• Penyedia pembayaran — memproses transaksi langganan Anda. Data kartu ditangani langsung oleh mereka, tidak melewati sistem kami.

Transfer ke luar wilayah Indonesia. Penyedia di atas mengoperasikan infrastruktur global, sehingga data Anda dapat disimpan dan diproses di luar wilayah Indonesia. Pasal 56 UU PDP mengizinkan hal ini sepanjang negara tujuan memiliki tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, atau terdapat jaminan pelindungan yang mengikat. Kami memilih penyedia yang tunduk pada standar pelindungan data yang diakui secara internasional, dan kami mengikat mereka dengan perjanjian pemrosesan data.

Kami juga dapat mengungkapkan data bila diwajibkan peraturan atau diminta secara sah oleh aparat penegak hukum. Bila itu terjadi dan kami diizinkan memberi tahu Anda, kami akan melakukannya.

Perlu dilengkapi: daftar lengkap penyedia beserta lokasi wilayah pemrosesan, dan dasar hukum transfer lintas negara, akan dicantumkan pada naskah final.

Kami menyimpan data pribadi selama akun Anda aktif dan selama masih dibutuhkan untuk tujuan yang dijelaskan di kebijakan ini. Setelah Anda menghapus akun, data akun Anda kami hapus atau kami anonimkan, kecuali bagian yang wajib kami simpan menurut peraturan — misalnya catatan transaksi untuk keperluan perpajakan.

Ada satu hal penting yang perlu Anda pahami: dokumen yang sudah ditandatangani punya sifat berbeda. Dokumen itu adalah bukti kesepakatan yang melibatkan pihak lain, bukan hanya Anda. Menghapusnya atas permintaan salah satu pihak dapat merugikan pihak lain yang mengandalkannya. Karena itu permintaan penghapusan atas dokumen yang sudah selesai kami tinjau dengan mempertimbangkan kepentingan seluruh pihak yang menandatanganinya.

Belum ditetapkan: jangka waktu penyimpanan yang pasti untuk dokumen selesai dan audit trail masih dalam pembahasan, dan akan dicantumkan secara tegas pada naskah final. Sampai saat itu, kami menyarankan Anda menyimpan salinan sendiri atas setiap dokumen penting.

UU PDP memberi Anda sejumlah hak atas data pribadi Anda. Anda dapat memakainya kapan saja, gratis:

• Hak mendapat informasi — mengetahui data apa yang kami proses, untuk apa, dan dari mana asalnya. Halaman ini adalah pemenuhan hak tersebut.
• Hak akses — meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
• Hak koreksi — memperbaiki data yang keliru atau tidak lagi mutakhir. Sebagian besar bisa Anda ubah sendiri lewat pengaturan akun.
• Hak penghapusan — meminta data Anda dihapus. Lihat catatan pada bagian Retensi soal dokumen yang sudah ditandatangani.
• Hak menarik persetujuan — menarik persetujuan yang pernah Anda berikan. Penarikan tidak membatalkan pemrosesan yang sudah sah dilakukan sebelumnya.
• Hak menolak & membatasi — menolak pemrosesan tertentu, termasuk pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis, atau meminta pemrosesan dibatasi.
• Hak atas keterpindahan data — memperoleh data Anda dalam format yang lazim dan terbaca mesin, agar dapat dipindahkan ke layanan lain.
• Hak mengajukan keberatan & menuntut ganti rugi — bila Anda menilai pemrosesan kami merugikan Anda.

Untuk memakai hak-hak ini, kirim permintaan ke halo@signaja.id. Kami akan memverifikasi bahwa permintaan itu benar dari Anda, lalu menanggapinya paling lambat 3x24 jam sejak permintaan diterima, sebagaimana diatur UU PDP. Bila permintaan Anda tidak dapat kami penuhi seluruhnya, kami akan menjelaskan alasannya.

Kami menerapkan pengamanan teknis dan organisasi untuk melindungi data Anda: enkripsi saat data berpindah maupun saat tersimpan, penyimpanan dokumen yang tidak dapat diakses publik, tautan tanda tangan yang unik dan berbatas waktu, serta pembatasan akses internal.

Penjelasan lengkap ada di halaman Keamanan, termasuk penjelasan jujur tentang mana yang sudah kami bangun dan mana yang masih dalam rencana.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Anda juga berperan: pakai kata sandi yang unik, dan jangan meneruskan tautan tanda tangan kepada orang yang tidak berhak.

Layanan ini ditujukan untuk keperluan usaha dan tidak dimaksudkan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Menurut UU PDP, pemrosesan data anak wajib mendapat persetujuan orang tua atau walinya.

Bila Anda mengetahui seorang anak telah memberikan data pribadinya kepada kami, beri tahu kami dan data tersebut akan kami hapus.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang paling lambat 3x24 jam sejak kami mengetahuinya, sebagaimana diwajibkan UU PDP.

Pemberitahuan itu akan menjelaskan:

• Data pribadi apa yang terungkap.
• Kapan kejadiannya dan bagaimana bisa terjadi.
• Apa yang sudah kami lakukan untuk menanganinya.
• Apa yang sebaiknya Anda lakukan.

Kami tidak akan menutupi insiden semacam ini. Menyembunyikannya merugikan Anda dan melanggar kewajiban kami.

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila ada fitur baru, penyedia baru, atau perubahan peraturan. Bila perubahannya penting — misalnya kami mulai memproses jenis data baru — kami akan memberi tahu Anda lewat email atau pemberitahuan di dalam aplikasi sebelum berlaku.

Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas halaman selalu menunjukkan versi yang berlaku.

Pertanyaan tentang data pribadi Anda, atau ingin memakai hak-hak Anda? Hubungi kami:

• Email: halo@signaja.id
• WhatsApp: +6281234567890

Bila jawaban kami belum memuaskan, Anda berhak mengajukan keberatan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi di Indonesia.

Perlu dilengkapi: identitas dan kontak Petugas Pelindungan Data, serta alamat resmi badan hukum penyelenggara, akan dicantumkan pada naskah final.

Lihat juga Syarat & Ketentuan.