Apa itu dokumen ini?
Purchase Order adalah dokumen resmi dari pembeli kepada pemasok yang berisi pesanan: barang atau jasa apa, berapa banyak, dengan harga berapa, dan dikirim kapan. Begitu pemasok menerima dan menyetujuinya, PO bukan lagi sekadar formulir — ia berfungsi sebagai kontrak jual beli yang mengikat kedua pihak.
Kapan dipakai
- Pemesanan barang rutin ke supplier tetap.
- Pengadaan yang butuh jejak persetujuan internal sebelum uang keluar.
- Ketika pemasok meminta dokumen resmi sebelum mengirim barang atau menerbitkan tagihan.
- Pembelian yang perlu dicocokkan dengan surat jalan dan faktur saat pembukuan.
Kapan sebaiknya tidak dipakai
Untuk jasa yang lingkupnya kompleks dan bertahap, PO sering terlalu ringkas. Pakai SPK atau surat perjanjian yang memuat lingkup dan termin secara rinci.
Isi yang wajib ada
Daftar ini adalah kerangka umum. Kebutuhan tiap usaha berbeda — tambahkan klausul yang relevan dengan situasi Anda.
- Nomor dan tanggal PO
- Kunci untuk mencocokkan pesanan dengan surat jalan dan faktur.
- Identitas pembeli dan pemasok
- Nama, alamat, kontak, dan NPWP bila Anda membutuhkan faktur pajak.
- Rincian item
- Deskripsi, spesifikasi, jumlah, satuan, harga satuan, dan total per baris.
- PPN dan biaya lain
- Sebutkan tegas apakah harga sudah termasuk PPN, ongkos kirim, dan pengemasan — atau belum.
- Tanggal dan alamat pengiriman
- Termasuk syarat pengiriman dan siapa menanggung risiko selama di jalan.
- Syarat pembayaran
- Misalnya bayar di muka, net 30, atau setelah barang diterima lengkap.
- Kebijakan barang tidak sesuai
- Batas waktu komplain, prosedur retur, dan siapa menanggung ongkosnya.
- Nama dan tanda tangan pihak yang menyetujui
- Orang yang memang punya kewenangan membelanjakan anggaran.
Kesalahan yang sering terjadi
Hal-hal yang paling sering jadi sumber masalah di kemudian hari.
Tidak jelas harga sudah termasuk PPN dan ongkir atau belum
Selisih 11% plus ongkos kirim cukup untuk membuat tagihan ditahan dan hubungan dengan supplier memanas.
Spesifikasi terlalu ringkas
Menulis "kursi kantor 20 unit" tanpa merek, tipe, dan warna membuat Anda sulit menolak barang yang datang tidak sesuai harapan.
Tidak ada tanggal jatuh tempo pengiriman
Tanpa tenggat, keterlambatan tidak punya konsekuensi apa pun.
Ditandatangani orang tanpa kewenangan belanja
Menimbulkan masalah di sisi internal Anda sendiri saat penagihan datang.
Dasar hukum
- KUH Perdata Pasal 1457 dan 1458 — jual beli dianggap terjadi begitu ada kesepakatan tentang barang dan harganya, meski barang belum diserahkan dan harga belum dibayar
Peraturan dapat berubah. Rujukan di atas dicantumkan sebagai titik awal penelusuran, bukan kutipan resmi.
Perlu meterai?
Meterai bukan syarat sah perjanjian — kontrak tanpa meterai tetap sah dan mengikat. Meterai Rp10.000 dibutuhkan agar dokumen dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan, untuk dokumen yang menyebutkan nilai uang di atas Rp5.000.000 (UU No.10/2020 tentang Bea Meterai). e-Meterai Peruri akan tersedia di SignAja sebagai tambahan bayar per pakai.
Template umum, bukan nasihat hukum
Template dan penjelasan di halaman ini disusun sebagai kerangka umum untuk situasi yang lazim. Isinya tidak mempertimbangkan keadaan khusus usaha Anda, dan tidak menggantikan nasihat dari penasihat hukum. Untuk perjanjian bernilai besar, berjangka panjang, atau berisiko tinggi, mintalah dokumen Anda ditinjau praktisi hukum sebelum ditandatangani.
SignAja menyediakan sarana penandatanganan dokumen. Kami bukan kantor hukum dan tidak memberikan layanan bantuan hukum.